Der Sicherheitsdienstleister (AN) muss jährlich einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister, eine Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts sowie eine Bescheinigung eines Sozialversicherungsträgers (nicht älter als sechs Monate) vorlegen. Zudem sind eine Datenschutzverpflichtungserklärung, eine Verpflichtungserklärung zur Verschwiegenheit und eine Eigenerklärung zur Einhaltung des Mindestlohns erforderlich. Weitere Dokumentationen müssen Verfahren zum Datenschutz, zur Verschwiegenheit, zum Beschwerdemanagement, zur Erstellung von Dienstanweisungen und zur Qualifikation sowie Weiterbildung der Mitarbeiter umfassen.
Für die mit Sicherheitsdiensten betrauten Mitarbeiter sind Nachweise über die Sachkundeprüfung nach § 34a GewO, die Einweisung in Dienstanweisungen sowie Datenschutzverpflichtungen und Verschwiegenheits-Erklärungen erforderlich.
Der Sicherheitsdienstleister muss eine klar strukturierte Unternehmensführung nachweisen, die deutlich macht, dass das Unternehmen auf die Erbringung von Sicherheitsdienstleistungen (SDL) ausgerichtet ist. Für die operative Leitung der SDL ist eine eigene Einsatzleitung erforderlich, die mindestens aus einer Führungskraft besteht.
Der Sicherheitsdienstleister muss ein Organigramm vorlegen, das den strukturellen Aufbau des Unternehmens zeigt, sowie Stellenbeschreibungen für seine Führungskräfte. Der Umfang der Tätigkeiten für die Einsatzkräfte ist in den Dienstanweisungen festgelegt.
Der Sicherheitsdienstleister ist verpflichtet, eine Betriebshaftpflichtversicherung abzuschließen, die sowohl ihn selbst als auch die eingesetzten Sicherheitsmitarbeiter für Schäden abdeckt, die während der Durchführung der Sicherheitsdienstleistung dem Auftraggeber (AG) oder Dritten entstehen. Die Versicherung muss mindestens den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und für die gesamte Dauer der Tätigkeit nachweislich bestehen bleiben.
Die Versicherung muss eine Mindesthöhe von 2.500.000 EUR für Personen- und Sachschäden pro Schadensereignis abdecken. Zudem müssen Vermögensschäden, das Abhandenkommen bewachter Sachen, von Schlüsseln und Codekarten sowie Bearbeitungs- oder Tätigkeitsschäden jeweils mit mindestens 250.000 EUR versichert sein. Umwelthaftpflichtschäden müssen mit mindestens 2.500.000 EUR abgedeckt werden.
Die Höchstentschädigung des Versicherers für alle Versicherungsfälle innerhalb eines Jahres muss mindestens das Doppelte der genannten Beträge betragen, mit Ausnahme von Umwelthaftpflichtschäden, bei denen die Höchstentschädigung das Einfache der genannten Summe beträgt.
Der Auftraggeber (AG) hat das Recht, im Rahmen einer Besichtigung den Nachweis der gezahlten Versicherungsbeiträge sowie Einsicht in den Umfang der Versicherung zu verlangen.
Im Vertrag zwischen dem Auftragnehmer (AN) und dem Auftraggeber (AG) muss festgelegt werden, dass der AN für Schäden, die während der Erbringung der Dienstleistung entstehen und von ihm zu vertreten sind, haftet, wobei gesetzliche Vorgaben zu beachten sind.
Der Sicherheitsdienstleister muss ein dokumentiertes Verfahren zur Annahme und Bearbeitung von Kundenbeschwerden nachweisen. Dieses Verfahren stellt sicher, dass Beschwerden systematisch erfasst, gründlich untersucht und zeitnah bearbeitet werden. Es soll eine strukturierte und standardisierte Vorgehensweise bieten, die idealerweise auf der Grundlage der DIN EN ISO 9001 entwickelt wird. Ziel des Verfahrens ist es, Beschwerden als wertvolle Rückmeldungen zu betrachten, die zur kontinuierlichen Verbesserung der Dienstleistungsqualität und zur langfristigen Sicherung der Kundenzufriedenheit beitragen.
Ein dokumentiertes Qualitätsmanagementsystem, das auf anerkannten Standards wie z. B. der DIN EN ISO 9001 basiert, ist für den Sicherheitsdienstleister erforderlich. Um eine gleichbleibend hohe Qualität zu gewährleisten, müssen regelmäßige Interne Audits durchgeführt werden. Zusätzlich ist es notwendig, regelmäßige Besprechungen zu organisieren, um eine effektive interne Kommunikation und einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu gewährleisten.
Es muss nachgewiesen werden, dass wesentliche Risiken in Bezug auf betriebliche Prozesse, Verfahren und eingesetzte Technologien erkannt und effektiv gehandhabt werden. Dies kann beispielsweise durch ein System wie die DIN EN ISO 9001 erfolgen. Besonders wichtig ist die Identifikation kritischer Prozesse sowie die Festlegung und Umsetzung geeigneter Maßnahmen zur Risikominderung.
Es muss nachgewiesen werden, dass der Arbeits- und Gesundheitsschutz gemäß den gesetzlichen Anforderungen entspricht, wobei ein Betriebsarzt und die Fachkraft für Arbeitssicherheit einzubinden sind. In bestimmten Fällen kann auch das Unternehmermodell gewählt werdenn.
Auf Basis der schriftlich durchgeführten Gefährdungsbeurteilung für jeden Leistungsort und der daraus abgeleiteten Maßnahmen muss der Nachweis erbracht werden, dass diese Maßnahmen umgesetzt wurden und die Einsatzkräfte den entsprechenden Anforderungen entsprechen. Zudem ist vor Aufnahme der Arbeit nachzuweisen, dass die Sicherheitsmitarbeiter gemäß den relevanten staatlichen und berufsgenossenschaftlichen Vorschriften unterwiesen und belehrt wurden.
Es muss sichergestellt sein, dass über geeignete, eigenständige und für die Öffentlichkeit eindeutig erkennbare Geschäftsräume verfügt wird. In diesen Räumlichkeiten müssen alle relevanten Aufzeichnungen zu den Sicherheitsdienstleistungen sowie weitere wichtige Dokumente wie Personalunterlagen, Objektdaten und Dienstanweisungen aufbewahrt werden. Diese Unterlagen sind notwendig, um die ordnungsgemäße Führung der Geschäftsprozesse zu gewährleisten und jederzeit zugänglich zu machen.
Für die Erbringung von Sicherheitsdienstleistungen müssen grundsätzlich schriftliche Verträge mit dem Auftraggeber abgeschlossen werden.
In besonderen Ausnahmefällen kann anstelle eines schriftlichen Vertrags eine schriftliche Auftragsbestätigung des Auftraggebers oder des Sicherheitsdienstleisters ausreichen.
Die Verträge müssen die relevanten Bestimmungen und Bedingungen sowie die übertragenen Befugnisse beinhalten, unter denen die Sicherheitsdienstleistungen ausgeführt werden. Dabei sind insbesondere die Verantwortlichkeiten des Sicherheitsdienstleisters und dessen Ansprechpartner klar und deutlich festzuhalten.
Die zu erbringenden Sicherheitsdienstleistungen und die damit verbundenen Tätigkeiten sind in einem festgelegten Anforderungsprofil zu dokumentieren. Dieses Profil wird Bestandteil des Vertrags und dient als Grundlage für die Bestimmung des Schulungs- und Weiterbildungsbedarfs der Sicherheitsmitarbeiter. Der Sicherheitsdienstleister muss jederzeit nachweisen können, dass die eingesetzten Mitarbeiter den festgelegten Anforderungen entsprechen. Zudem ist das Profil mindestens einmal jährlich auf seine Aktualität zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen.
Die Erstellung erfolgt objekt- und aufgabenspezifisch und regelt die Details der Dienstdurchführung, einschließlich Kräfteeinsatz, Arbeitsinhalt und Dauer. Sie basiert auf dem Anforderungsprofil und dem Einsatzkonzept und umfasst Notfallverfahren, Kommunikationsregeln, Ausrüstungsanforderungen sowie Arbeitsschutzvorgaben. Der Auftraggeber stellt die nötigen Informationen zur Verfügung.
Die Anweisungen müssen jederzeit am Einsatzort für die Sicherheitsmitarbeiter verfügbar sein, und die Einsatzleitung muss darauf zugreifen können und mit der Praxis vertraut sein. Sie sind mindestens jährlich zu überprüfen und bei Bedarf zu aktualisieren.
Für Interventionsdienste gelten besondere Regeln.
Der Auftraggeber muss der Beauftragung von Subunternehmen schriftlich zustimmen. Eine Weitervergabe von Leistungen durch den Subunternehmer ist nicht erlaubt. Sicherheitsmitarbeiter des Auftragnehmers dürfen nicht über einen Subunternehmer oder als selbstständige Subunternehmer für den Auftragnehmer tätig sein.
Der Auftragnehmer muss sicherstellen und dokumentieren, dass das Subunternehmen die Anforderungen dieses Dokuments erfüllt, insbesondere bei Aufträgen über zwölf Monate, die mindestens einmal jährlich überprüft werden müssen.
Vor dem Einsatz sind die vom Subunternehmen eingesetzten Sicherheitsmitarbeiter schriftlich und namentlich dem Auftraggeber zu benennen.
Für die Durchführung von Sicherheitsdienstleistungen muss der AN angestelltes Personal beschäftigen, das bestimmte Voraussetzungen erfüllt. Der Sicherheitsdienstleister muss die Erfüllung dieser Kriterien dokumentieren und dem Auftraggeber offenlegen.
Die Auswahl und Vorbereitung der Sicherheitsmitarbeiter erfolgt auf Grundlage des mit dem Auftraggeber abgestimmten Anforderungsprofils. Der Auftragnehmer muss sicherstellen, dass die Mitarbeiter diesem Profil entsprechen und kann dies jederzeit durch Aus- und Weiterbildungsnachweise belegen. Diese Nachweise sind dem Auftraggeber auf Verlangen vorzulegen.
Für die Sicherheitsmitarbeiter muss ein schriftlicher Arbeitsvertrag bestehen. Dienstausweise müssen dem Auftraggeber auf Verlangen zur Verfügung gestellt werden. Ausgeschiedene Dienstausweise sind zu entwerten oder zu vernichten, um Missbrauch zu verhindern.
Vor dem ersten Einsatz müssen die Sicherheitsmitarbeiter gemäß den Dienstanweisungen unterwiesen werden, und diese Unterweisung ist mindestens einmal jährlich zu wiederholen.
Im Interventionsdienst gelen besondere Regelungen.
Es muss sichergestellt werden, dass die Sicherheitsmitarbeiter mit der für die Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlichen und zweckdienlichen Ausrüstung ausgestattet sind. Der Auftragnehmer ist für die Beschaffung, Pflege und den Unterhalt dieser Ausrüstung verantwortlich und muss die Mitarbeiter entsprechend in der Handhabung und dem Einsatz schulen. Die notwendige Ausrüstung ist den Sicherheitsmitarbeitern unentgeltlich zur Verfügung zu stellen.
Zudem sind die Sicherheitsmitarbeiter mit einer für den jeweiligen Auftrag geeigneten, einheitlichen Dienstkleidung auszustatten, die, wenn erforderlich, Winterausrüstung und Wetterschutz umfasst. Die Dienstkleidung muss Kennzeichnungen tragen, die den Auftragnehmer und den Träger eindeutig als Sicherheitsmitarbeiter kennzeichnen. Weitere Funktionskennzeichnungen sind, je nach Einsatz, ebenfalls hinzuzufügen.
Die Verwendung von Persönlicher Schutzausrüstung (PSA) wird separat in den entsprechenden Sicherheitsvorschriften geregelt.
Für die Sicherheitsdienstleistungen eingesetzte Kraftfahrzeuge müssen auf den AN oder AG zugelassen oder von diesen geleast oder gemietet sein. Diese Fahrzeuge sind dauerhaft mit dem Firmennamen des AN oder AG zu kennzeichnen, zum Beispiel durch aufgeklebte Folien.
Es muss sichergestellt werden, dass die Kraftfahrzeugführer in die Bedienung und Handhabung des jeweiligen Fahrzeugs sowie seiner Sonder- und Zusatzausrüstungen eingewiesen werden. Spätestens zwölf Monate nach dem ersten Einsatz ist ein Fahrsicherheitstraining erforderlich, das regelmäßig wiederholt werden muss.
Die Einweisungen der Kraftfahrzeugführer sowie die absolvierten Fahrsicherheitstrainings müssen schriftlich dokumentiert werden.
Es muss sichergestellt werden, dass alle für die Sicherheitsdienstleistungen eingesetzten Sicherheitsmitarbeiter, die nicht direkt persönlich mit den Führungskräften kommunizieren können, über geeignete Kommunikationsmittel wie z. B.Handy, Funk verfügen.
Sicherheitsmitarbeiter, die einzeln im Einsatz sind, müssen zu Beginn ihres Einsatzes eine Verbindung zur Einsatzleitung aufnehmen. Während des Einsatzes sollte in der Regel stündlich eine erneute Verbindungsaufnahme erfolgen. Alle Verbindungen müssen in der Einsatzleitung dokumentiert werden.
Zudem sollten die Kommunikationsmittel der einzeln eingesetzten Sicherheitsmitarbeiter mit einer Auto-Alarmauslösung ausgestattet sein.
Zum Nachweis erbrachter Sicherheitsdienstleistungen können Kontrollsysteme eingesetzt werden. Die gesammelten Daten sollten dem Auftraggeber regelmäßig zur Auswertung vorgelegt werden.
Zu den Kontrollsystemen gehören unter anderem Videoaufzeichnungssysteme, elektronische oder mechanische Wächterkontrollsysteme, Computerleitsysteme sowie andere Einrichtungen, die regelmäßige Erfassung von durchgeführten Tätigkeiten und Maßnahmen ermöglichen.
Für die Durchführung der jeweiligen beauftragten Tätigkeit wird die Qualifikation der Einsatzkräfte auf Grundlage eines auftragsspezifischen Anforderungsprofils festgelegt.
Sicherheitsmitarbeiter müssen zusätzlich eine gültige Ersthelferqualifikation nachweisen, die alle zwei Jahre erneuert werden muss.
Für Interventionskräfte gelten wieder besondere Anforderungen.
Führungskräfte müssen eine entsprechende Fachkraftausbildung sowie zwei Jahre Berufserfahrung oder eine höhere Qualifikation im Sicherheitsgewerbe nachweisen, es sei denn, es gilt der Bestandsschutz.
Ein schriftliches Weiterbildungskonzept muss nachgewiesen werden, das jährlich die Qualifikationen der Sicherheitsmitarbeiter auffrischt und neue Inhalte vermittelt. Der Weiterbildungbedarf wird anhand der Anforderungen der jeweiligen Verwendung sowie der individuellen Voraussetzungen ermittelt.
Vollzeitmitarbeiter müssen mindestens 30 Stunden pro Jahr absolvieren, Teilzeitmitarbeiter mindestens 18. Grundlagenunterweisungen zwerden nicht angerechnet.
Es muss schriftlich festgelegt werden, wer auf den verschiedenen Ebenen für die relevanten Prozesse und sicherheitsgefährdenden Feststellungen verantwortlich ist. Diese müssen dokumentiert, geprüft, gegebenenfalls weitergegeben, an den Auftraggeber übermittelt und archiviert werden. Aufzeichnungen sind erforderlich, um nachzuweisen, dass Aufgaben sowohl qualitativ als auch quantitativ erfüllt, Prüfungen und Beurteilungen durchgeführt sowie Maßnahmen und deren Wirksamkeit dokumentiert wurden.
Zugangsberechtungen, die vom AG an den AN übergeben werden, müssen quittiert werden, wobei Datum, Uhrzeit, Name der empfangenden Person und Zweck des Schließmittels vermerkt sind. Eine Kopie der Quittung ist dem AG zu übergeben. Schließmittel müssen auf Wunsch des AG codiert werden, sodass der Bereich nicht direkt erkennbar ist.
Nach jedem Auftrag oder Dienstwechsel sind die übergebenen Schließmittel zu prüfen und die Prüfung nachzuweisen. Der AN sorgt dafür, dass Schließmittel nur an berechtigte Personen ausgegeben werden.
Eine jährliche Revision der Schließmittel ist durchzuführen und zu dokumentieren.
Stellt der Auftraggeber dem Auftragnehmer Equipment zur Verfügung, so muss dieses nchvollziehbar verwaltet werden. Für Ausrüstungsgegenstände, die direkt mit der Sicherheit des Schutzobjekts verbunden sind, gelten besondere Bedingungen.
Der Auftraggeber muss die spezifischen Bedingungen für die Sicherheitsdienstleistungen (SDL) festlegen, einschließlich der Nennung der SDL, der Dokumentation des Vertragsabschlusses und eines auftragsspezifischen Anforderungsprofils. Weitere Punkte umfassen die Freigabe der Dienstanweisung, die Zustimmung zum Einsatz von Subunternehmern, den Einsatz von Kontrollsystemen und die Dokumentation des Weiterbildungskonzepts.
Zusätzlich sind Regelungen zur Schließmittelübergabe, zur Ausrüstung des Sicherheitsdienstleisters und zur Einweisung der Sicherheitsmitarbeiter erforderlich. Der AG muss auch festlegen, ob der AN eine Zertifizierung nachweisen muss und ob der Einsatz von Auszubildenden zulässig ist.
Der AN stellt im Angebot eine Dokumentation zur Einhaltung der Anforderungen und ein kundenbezogenes Einsatzkonzept zur Verfügung. Auf Wunsch des AG werden auch zusätzliche Angaben wie Gewerbeerlaubnis, Unbedenklichkeitsbescheinigungen, Entlohnung und Liquiditätsplanung bereitgestellt.
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Für jede Sicherheitsdienstleistung (SDL) müssen geeignete Führungskräfte aus dem Personal des Dienstleisters bestimmt werden, die die operativen Sicherheitsmitarbeiter direkt führen und kontrollieren. Diese Führungskraft muss über spezifische Kenntnisse der jeweiligen stationären oder mobilen SDL sowie der Organisationsstruktur des Auftraggebers verfügen. Sie ist verantwortlich für die Planung und Organisation des Einsatzes, die Anleitung der Mitarbeiter und die Korrektur von Abweichungen.
Die Führungskraft sorgt auch dafür, dass die Vorgaben zum Einsatz der Sicherheitsmitarbeiter eingehalten werden, Fahrzeuge und Ausrüstungen funktionsfähig sind, die ordnungsgemäße Übernahme der Ausrüstung durch die Mitarbeiter dokumentiert wird und bei Ausfällen schnell Ersatz organisiert wird. Sie hält den direkten Kontakt zum Auftraggeber und stellt sicher, dass alle Anforderungen erfüllt werden.
Die Einweisung der Einsatzkräfte erfolgt in der Regel durch eine Person des AN, die mit dem Objekt und den Aufgaben vertraut ist, basierend auf der Dienstanweisung. Ausnahmen gelten für Bundeswehrliegenschaften.
Bei der Auftragserteilung müssen die zu kontrollierenden Objekte eindeutig identifiziert werden. Ebenso müssen die Örtlichkeiten und die auszuführenden Tätigkeiten genau beschrieben sowie die Abfolge und Dauer der Tätigkeiten festgelegt werden. Die Häufigkeit der Tätigkeiten muss in einem definierten Zeitrahmen festgelegt werden, und der Nachweis der durchgeführten Tätigkeiten sollte beispielsweise mittels eines elektronischen Wächterkontrollsystems erfolgen. Zusätzlich sind die Adressaten für Alarmierungen bei sicherheitsrelevanten Vorfällen zu benennen und Abweichungen vom Sollzustand zu dokumentieren. Es muss auch festgelegt werden, welche Gefährdungen in den Objekten bestehen und welche Schutzmaßnahmen sowie Ausrüstungen für die Sicherheitsmitarbeiter erforderlich sind.
Der Einsatz von Auszubildenden und Praktikanten als Sicherheitsmitarbeiter ist nur in bestimmten Fällen zulässig. Der Einsatz erfordert zudem die schriftliche Zustimmung des AG.
Der Einsatz von Auszubildenden als vergütete Einsatzkräfte idarf nicht mehr wie 60 Stunden monatlich betragen. Zudem dürfen sie keine weiteren Erwerbs- oder Nebentätigkeiten beim AN ausüben und nicht als selbstständige Subunternehmer eingesetzt werden.
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